Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych Najemców, osób uprawnionych do kierowania pojazdem oraz osób korzystających z serwisu jest A&A Corporation, ul. Ruczaj 89, 02-997 Warszawa.

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pocztą elektroniczną: kontakt@aacorporation.pl, telefonicznie: +48 884 762 950, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych; zgłoszenia obsługiwane są pod powyższymi danymi kontaktowymi.

Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą — z formularza rezerwacji, korespondencji e-mail, rozmowy telefonicznej lub umowy najmu.

Jeżeli dane przekazała inna osoba (np. pracodawca zamawiający najem, pełnomocnik lub Najemca wskazujący dodatkowego kierowcę), administrator otrzymuje dane identyfikacyjne, kontaktowe i dane uprawnień do kierowania pojazdem od tej osoby.

Przy rezerwacji w serwisie zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia, adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość), numer prawa jazdy oraz szczegóły rezerwacji (termin, miejsce odbioru, wybrany pojazd i dodatki).

Przy zawarciu umowy najmu i wydaniu pojazdu zbieramy dodatkowo dane wymagane do zawarcia umowy: serię i numer dokumentu tożsamości, numer PESEL lub jego odpowiednik, dane prawa jazdy, a w przypadku firm — dane rejestrowe i dane osoby reprezentującej.

Serwis nie przyjmuje płatności online i nie zbiera danych kart płatniczych. Płatność następuje przelewem lub przy wydaniu pojazdu; dane rozliczeniowe otrzymujemy w zakresie wynikającym z przelewu lub transakcji kartą realizowanej przez terminal płatniczy.

W trakcie najmu przetwarzamy dane o położeniu wynajętego pojazdu pochodzące z zamontowanego urządzenia GPS, w tym trasę przejazdu i przebieg.

Obsługa rezerwacji, zawarcie i wykonanie umowy najmu, kontakt w sprawie rezerwacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej, wypełnienie obowiązków podatkowych i obowiązku wskazania organom osoby, której powierzono pojazd — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, w tym rozliczenie szkód i opłat za naruszenia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Ochrona pojazdu i mienia, bezpieczeństwo floty, zapobieganie nadużyciom, lokalizacja i odzyskanie pojazdu w razie kradzieży, obsługa zdarzeń i szkód oraz weryfikacja istotnych naruszeń umowy (dane GPS/telematyka) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie niezbędnym i proporcjonalnym.

Rozpatrywanie reklamacji i obsługa korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wysyłka informacji handlowych i marketing własnych usług — wyłącznie na podstawie odrębnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną i prawa telekomunikacyjnego.

Podanie danych w formularzu rezerwacji i przy zawarciu umowy jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi rezerwacji i zawarcia umowy najmu. Ich niepodanie uniemożliwia realizację usługi.

Podanie danych w celach marketingowych jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na możliwość skorzystania z usług.

Zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz na otrzymywanie informacji handlowych można wycofać w każdej chwili, kontaktując się z administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Dane mogą być udostępniane lub powierzane: pracownikom i współpracownikom administratora; dostawcom usług IT i hostingu; dostawcy usługi wysyłki wiadomości e-mail; ubezpieczycielom i podmiotom likwidującym szkody; podmiotom świadczącym obsługę księgową i prawną; podmiotom windykacyjnym w razie nieuregulowanych należności; organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa (m.in. Policji, organom podatkowym).

Powierzenie danych następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi i na podstawie umów powierzenia przetwarzania.

Infrastruktura serwisu i baza rezerwacji utrzymywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Do wysyłki wiadomości e-mail dotyczących rezerwacji korzystamy z dostawcy usługi pocztowej, który może przetwarzać dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Takie przekazanie odbywa się wyłącznie w oparciu o mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO — standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzję o odpowiednim stopniu ochrony — wraz z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

Dane rezerwacji, która nie zakończyła się zawarciem umowy — przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia, nie dłużej niż 12 miesięcy.

Dane związane z umową najmu — przez czas jej trwania, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.

Dokumentacja księgowa i podatkowa — przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego.

Dane lokalizacyjne pojazdu — przez okres najmu i krótki okres po jego zakończeniu, niezbędny do rozliczenia najmu i ewentualnych zdarzeń, a następnie są usuwane.

Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21).

Przysługuje Państwu prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na jej podstawie.

Wnioski prosimy kierować na adres kontakt@aacorporation.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Serwis nie zbiera automatycznie żadnych informacji poza informacjami zawartymi w plikach cookie i w pamięci lokalnej przeglądarki.

Pliki cookie to dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, przechowywane w urządzeniu końcowym użytkownika. Zawierają zazwyczaj nazwę serwisu, z którego pochodzą, czas przechowywania oraz unikalny numer.

Podmiotem zamieszczającym pliki cookie w urządzeniu użytkownika i uzyskującym do nich dostęp jest administrator serwisu wskazany w punkcie 1.

Serwis stosuje wyłącznie pliki niezbędne do jego działania — zapewniające obsługę sesji, bezpieczeństwo oraz zapamiętanie wyboru języka, wersji kolorystycznej i decyzji dotyczącej zgody na cookie. Zapis samej decyzji o zgodzie jest niezbędny i przechowywany bez odrębnej zgody.

Pliki analityczne, marketingowe i profilujące stosujemy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze zgody.

Po wyrażeniu zgody na pliki analityczne serwis korzysta z Google Analytics 4, dostarczanego przez Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Narzędzie zbiera statystyki odwiedzin: adresy odwiedzanych podstron, źródło wejścia, przybliżoną lokalizację, typ urządzenia i przeglądarki. Do czasu wyrażenia zgody skrypt Google nie jest w ogóle wczytywany, a żadne dane — w tym adres IP — nie są przekazywane do Google. Nie korzystamy z reklam ani z personalizacji reklam.

Google może przetwarzać dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework) oraz standardowe klauzule umowne.

Zgodę na analitykę można w każdej chwili wycofać przez odnośnik „Ustawienia cookie” w stopce; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zgodę na pliki inne niż niezbędne można w każdej chwili zmienić, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookie” w stopce serwisu, a także zmieniając ustawienia przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania plików cookie może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

W serwisie działa asystent tekstowy („Zapytaj AI”), który odpowiada na pytania o flotę, ceny, dostępność i zasady najmu. Skorzystanie z niego jest dobrowolne — te same informacje można uzyskać telefonicznie, mailowo i przez formularz kontaktowy.

Treść rozmowy jest zapisywana: wiadomości użytkownika i odpowiedzi asystenta, wraz z ustaleniami rozmowy takimi jak wybrany model, termin czy podany budżet. Jeżeli użytkownik sam przekaże w rozmowie dane kontaktowe w celu przygotowania oferty, są one zapisywane jako zapytanie i obsługiwane tak samo jak zapytanie z formularza.

Rozmowy wykorzystujemy do obsługi zapytania, poprawy jakości odpowiedzi oraz bezpieczeństwa serwisu — w tym do ograniczania nadużyć i automatycznego zalewania czatu żądaniami.

Zapisane rozmowy usuwamy po 90 dniach od ostatniej wiadomości. Zapytanie, które powstało z rozmowy, przechowujemy na zasadach opisanych w punkcie 8, tak jak każde inne zapytanie.

Prosimy o niewpisywanie w czacie danych, które nie są potrzebne do odpowiedzi — w szczególności numeru PESEL, numeru dokumentu tożsamości, danych karty płatniczej ani informacji o zdrowiu. Do przygotowania oferty wystarczą model, termin i sposób kontaktu.

Zanim wiadomość zostanie przeanalizowana pod kątem tego, o co użytkownik pyta, usuwamy z niej automatycznie numery telefonów, adresy e-mail, numery PESEL, numery dokumentów i ciągi wyglądające jak numer karty. Analiza wykonywana jest z użyciem infrastruktury dostawcy, który obsługuje funkcje sztucznej inteligencji serwisu (Cloudflare, Inc.); dostawca nie otrzymuje danych z systemu rezerwacji ani z kartotek klientów, a wyłącznie oczyszczoną treść pojedynczej wiadomości.

Asystent nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne — nie zawiera umowy, nie potwierdza rezerwacji i nie przyznaje rabatów. Ceny i dostępność, które podaje, pochodzą z tego samego cennika i tego samego kalendarza, co formularz rezerwacji.

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku — szyfrowanie transmisji (HTTPS), kontrolę dostępu do systemów rezerwacyjnych, rejestrowanie operacji w panelu administracyjnym oraz kopie zapasowe.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków.

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, zakresu usług lub stosowanych narzędzi. Aktualna wersja wraz z datą ostatniej aktualizacji publikowana jest w serwisie.